Должностные инструкции (обязанности)

Кроме этого от официанта требуется хорошая память (ведь в его задачи входит помощь посетителям в выборе блюд), умение общаться с клиентами, гасить конфликты и вовремя давать консультации. В заведениях, где часто обслуживаются иностранцы, на работу предпочитают принимать официантов со знанием иностранного языка в объеме, необходимом для общения с клиентами.

Примерная структура должностной инструкции официанта

Составляя должностную инструкцию официанта, можно придерживаться приведенной ниже структуры, в которую включены следующие разделы:

1. Общие положения Это раздел обычно включает в себя общую информацию:
   • название должности (официант);
   • порядок подчиненности, а также указания по поводу того, кому нужно отчитываться, кто принимает решение о приеме на работу и увольнении;
   • категория должности (технический исполнитель);
   • квалификационные требования, среди которых могут быть требования к опыту работы и необходимость окончания курсов официантов, также здесь размещают описание навыков, которыми должен обладать сотрудник;
   • перечень нормативных актов, инструкций и правил, которые должен знать сотрудник и которыми он должен руководствоваться в своей деятельности.
2. Права Официант в ходе выполнения своих обязанностей может использовать определенный объем прав. Чаще всего официанта наделяют следующими правами:
   • требовать от руководства обеспечить сотрудника формой;
   • при возникновении конфликтов с клиентами принимать решения для их урегулирования в рамках своей компетенции (при условии, что такие решения не будут противоречить политике заведения);
   • направлять руководству свои предложения по улучшению рабочего процесса;
   • требовать от руководителя оказывать содействие в выполнении должностных обязанностей;
   • требовать от сотрудников, непосредственно отвечающих за приготовление заказов (барменов, поваров), делать это своевременно.
3. Должностные обязанности Работодателю стоит особое внимание уделить именно этому разделу должностной инструкции официанта, чтобы в дальнейшем не возникало вопросов относительно того, чем должен заниматься официант в свое рабочее время. Так, сюда могут быть включены обязанности:
   • сервировать столы;
   • следить за чистотой столиков, своевременно их убирать;
   • помогать посетителям в выборе блюд и напитков к ним;
   • информировать посетителей о составе блюд, способе и длительности их приготовления;
   • передавать заказы поварам и барменам для исполнения;
   • подавать блюда;
   • формировать счет по заказу и представлять его посетителям;
   • производить расчет по заказу.
4. Ответственность Здесь указаны те виды ответственности, которые могут быть применены к официанту. Например, сотрудника могут привлечь:
   • к дисциплинарной ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих трудовых обязанностей;
   • к административной или уголовной ответственности за совершение соответствующих проступков;
   • к материальной ответственности за нанесенный ущерб (в пределах, установленных гражданским и трудовым законодательством).

Сама же процедура привлечения к ответственности должна соответствовать законодательству и может быть инициирована лишь уполномоченным на то органом.

Подытоживая вышесказанное, стоит отметить, что должностная инструкция официанта составляется с учетом конкретных условий работы, которые будут предоставлены сотруднику. Не следует пытаться просто прописать в ней максимальный объем обязанностей. Так, если работодатель готов принять на работу только специалиста со стажем, то это стоит отметить в требованиях, указанных в должностной инструкции. Если же предполагается, например, работа с кассовым аппаратом и работодатель готов официанта этому обучить, то в квалификационных требованиях к должности о работе с кассой упоминать не нужно, а вот в разделе должностных обязанностей упомянуть необходимо.

При этом важно помнить, что вопрос о возбуждении уголовных и административных дел находиться в компетенции уполномоченных на это законом органов (например, правоохранительных).

Некоторые нюансы составления должностной инструкции горничной

Должность горничной в гостинице относится к категории технических рабочих, поэтому говорить о выставлении каких-то особых требований касательно уровня образования здесь не приходиться. Перечень же навыков горничной в каждом конкретном случае определяет сам работодатель, он же выставляет ограничение по опыту работы. Последнее присуще больше дорогим отелям, которые прилагают массу усилий к поддержанию своей репутации, поэтому среди своего персонала хотят видеть только работников со стажем, которых не придется учить тонкостям профессии.

Разделы с правами и ответственностью горничной носят общий характер, а вот разделу с ее обязанностями работодатель должен при составлении должностной инструкции уделить особое внимание. Здесь очень важно максимально четко прописать все те обязанности, которые горничная должна выполнять на рабочем месте, — это в интересах и работодателя, и самой горничной.

Права и должностные обязанности всех административных должностей схожи, работодатель должен вносить только некоторые коррективы, связанные с областью деятельности компании или сотрудника. Последнее актуально еще и потому, что в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда № 37 от 21 августа 1998 года, упоминается только должность администратора и каких-то ее подвидов там не предусмотрено. Однако квалификационные характеристики этой должности вполне можно взять за основу при составлении должностной инструкции, например, администратора гостиницы.

Примерная структура должностной инструкции администратора

При составлении должностной инструкции администратора можно пользоваться примерной структурой этого документа, приведенной ниже и включающей 4 основных раздела.

1. Общие положения В этом разделе дается общее описание должности и описываются такие характеристики, как:
   • название должности (администратор);
   • непосредственная подчиненность с указанием того, кто отвечает за прием и увольнение данного сотрудника;
   • категория должности (специалист);
   • квалификационные требования, к которым относятся требования к уровню образования и опыту работы, а также описание навыков и знаний, которые хотелось бы видеть у кандидата;
   • наличие подчиненных;
   • порядок замещения.
2. Права Здесь перечисляются права, которыми наделяется сотрудник для выполнения своих обязанностей. Например, администратор может быть уполномочен:
   • принимать решения в рамках своей компетенции;
   • знакомиться с решениями руководителя;
   • передавать руководителю свои предложения по улучшению рабочего процесса;
   • требовать от руководителя оказывать содействие в выполнении должностных обязанностей;
   • докладывать руководителю о найденных нарушениях и вносить предложения о способах их устранения.
3. Должностные обязанности Этот раздел содержит перечень должностных обязанностей, которые должен выполнять сотрудник в рамках своей трудовой деятельности. Например:
   • вести работу по обслуживанию клиентов, давать им консультации;
   • участвовать в разрешении конфликтных ситуаций;
   • давать ответы на претензии посетителей, неудовлетворенных качеством обслуживания;
   • контролировать соблюдение сотрудниками организации трудовой и производственной дисциплины.
4. Ответственность В этом разделе указываются те виды ответственности, к которым могут привлечь администратора. Так, он может быть привлечен к следующим видам ответственности:
   • к дисциплинарной — за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих трудовых обязанностей;
   • административной или уголовной — за совершение соответствующих проступков;
   • материальной — за нанесенный им ущерб (лишь в пределах, установленных гражданским и трудовым законодательством).

Вышеуказанные положения могут быть видоизменены и расширены в зависимости от пожеланий работодателя по объему трудовых функций, вменяемых сотруднику.

Особенности должностной инструкции администратора гостиницы

Как уже было сказано выше, в квалификационном справочнике нет такой должности, как администратор гостинцы, — есть лишь просто администратор, директор гостиницы, заведующий жилым корпусом гостиницы и дежурный по этажу гостиницы. Таким образом, работодатель сам должен определить, какие функции будет исполнять администратор гостиницы, и уже отталкиваясь от этого, при приеме на работу озвучивать обязанности сотрудника, а также размер платы за их выполнение.

При составлении должностной инструкции администратора гостиницы работодатель должен правильно разграничить обязанности между сотрудником в этой должности и другим персоналом, учитывая штатное расписание. Например, если в гостинице нет портье, то его обязанности может выполнять и администратор гостиницы — но это обязательно нужно указать в должностной инструкции, иначе возникнут споры и недопонимание.

Также должностная инструкция администратора гостиницы очень часто включает в себя обязанность проводить расчеты с посетителями, что делает его материально ответственным лицом. Однако это не означает, что сотрудник, подписав должностную инструкцию с таким условием, автоматически берет на себя полную материальную ответственность — для этого есть дополнительное соглашение.

При составлении должностной инструкции администратора (как гостиницы, так и любого другого) можно пользоваться данными из квалификационного справочника или переработать под свои нужды один из образцов, размещенных в Сети. Важно не забывать при этом, что если составляются инструкции для должности с указанием конкретной сферы деятельности, то должно вноситься больше конкретики в разделы, посвященные правам и должностным обязанностям.

1. Менеджер по работе с клиентами — это работник сферы услуг.
2. Основное трудовое время данного сотрудника посвящено общению с людьми.

Поскольку сфера услуг достаточно обширна, должностные обязанности менеджера по работе с клиентами неоднородны и зависят от области обслуживания населения, в которой он трудится. Такие специалисты требуются, к примеру, в торговле, рекламной деятельности, гостиничном бизнесе и т. д. Соответственно, и при разработке должностной инструкции менеджера по работе с клиентами необходимо отталкиваться от специфики работы предприятия, чтобы определить круг должностных обязанностей как можно более конкретно.

Структура должностной инструкции менеджера по работе с клиентами

По своей структуре должностная инструкция для менеджера по работе с клиентами должна соответствовать принятой для подобного рода документов форме. Следовательно, готовя ее, целесообразно придерживаться такой последовательности:

1. Колонку справа вверху на первой странице нужно посвятить информации об утверждении и согласовании документа. В связи с этим после слова «Утверждено» необходимо вписать дату этого события и должность руководителя, утвердившего инструкцию, а также проставить подпись этого начальника с расшифровкой. Ниже, после слова «Согласовано» нужно перечислить должности руководителей структурных подразделений организации, участвовавших в подготовке данной должностной инструкции, и собрать их подписи с расшифровками.
2. Продолжается должностная инструкция разделом с общими положениями, который включает в себя:
   • список требований к кандидату на должность менеджера по работе с клиентами (возраст, образование, опыт работы и т. д.);
   • перечень законодательной и внутренней документации предприятия, с которой должен быть знаком сотрудник;
   • правила приема и увольнения работника, а также замещения его на время отсутствия;
   • место должности менеджера по работе с клиентами в общей штатной структуре организации и указание на непосредственного начальника работника.
3. Затем идет раздел о трудовой деятельности сотрудника, который является ключевым в должностной инструкции и содержит перечень должностных обязанностей и прав работника. Чем полнее и конкретнее будет этот перечень, тем проще и эффективнее будет работать сотрудник. Именно поэтому при работе над этим блоком важно четко определить круг должностных функций менеджера по работе с клиентами, объективно исключив лишнее и не пропустив нужное. Если перечень должностных обязанностей работника объемен, то возможно деление раздела на два, первый из которых описывает его обязанности, а второй — права.
4. Также в должностной инструкции нужно определить рамки ответственности работника за ненадлежащее выполнение обязанностей. Важно при этом иметь в виду, что трудовое законодательств запрещает усугублять меру ответственности сотрудника по сравнению нормами, предусмотренными в Трудовом кодексе.

Завершается должностная инструкция отметками об ознакомлении с ней работника (правда, в некоторых организациях для этих целей заводят специальный журнал).

Типовые требования к кандидату на должность менеджера по работе с клиентами

Основные требования, предъявляемые к кандидату на должность, — это те качества, которые помогут новому сотруднику быстро адаптироваться и начать эффективно работать. В первую очередь это соответствующее образование и опыт работы. Поскольку трудовые функции менеджера по работе с клиентами не требуют каких-либо узкоспециальных знаний, работодатель, как правило, желает видеть на этой должности человека со средним либо высшим (неоконченным высшим) образованием. Приветствуется наличие сертификата о прохождении специальных курсов. Опыт работы заявляется по желанию нанимателя: в одних случаях требуется 3–5 лет работы по определенному направлению, в других — могут быть приняты даже студенты.

Особенное значение при отборе кандидатуры на должность менеджера по работе с клиентами имеют лишь личные качества соискателей. Так, менеджер по работе с клиентами должен быть:

• общительным, с навыками ведения переговоров;
• способным принимать решения вообще и в нестандартных ситуациях в частности;
• эрудированным;
• опрятным.

Кроме того, работодатель может потребовать от соискателя умения обращаться с офисной и вычислительной техникой, знать определенные компьютерные программы, владеть иностранным языком на разговорном уровне.

Стандартный круг должностных обязанностей менеджера по работе с клиентами

Круг должностных обязанностей менеджера по работе с клиентами очень сильно зависим от направления деятельности организации, в которой придется трудиться специалисту. К общим, наиболее часто встречающимся, обязанностям менеджера по работе с клиентами можно отнести:

1. Выявление потенциальных клиентов, их поиск.
2. Анализ потребностей, благонадежности и платежеспособности клиентов.
3. Ведение переговоров с клиентами, знакомство их с продукцией или услугами, предоставляемыми организацией.
4. Контроль за наличием ассортимента продукции и демонстрационных образцов.
5. Разработка методик поиска клиентов и схем общения с ними.
6. Поддержание постоянных бизнес-контактов с клиентами.
7. Консультирование клиентов, оформление необходимой документации.

Должностные права работника тесно связаны с его обязанностями и должны быть направлены на облегчение выполнения трудовых задач. К примеру, к должностным правам менеджера по работе с клиентами можно отнести:

1. Право самостоятельно определять формы работы с клиентами.
2. Право распоряжаться денежными средствами на представительские расходы.
3. Право получать информацию от руководства, имеющую отношение к выполняемой сотрудником работе.
4. Право предлагать варианты оптимизации рабочего процесса по указанному направлению.

Процедура разработки и утверждения должностной инструкции

Обычаями делового оборота принята определенная процедура разработки и утверждения должностной инструкции. Конечно, каждый руководитель вправе самостоятельно установить правила подготовки внутренних документов организации (в том числе и должностных инструкций), однако практика показывает целесообразность и оптимальность следующего подхода:

1. Разрабатывается проект должностной инструкции, который, проходя этап согласования, правится и корректируется сотрудниками различных служб организации: юридической службы, отдела кадров, планово-экономического отдела, службы, где предстоит работать сотруднику, для должности которого разрабатывается инструкция, и т. д. Этот момент очень важен, так как позволяет выявить необходимые запросы и потребности структур предприятия в отношении должностных правомочий определенных штатных единиц, в том числе и менеджера по работе с клиентами.
2. После согласования проект должностной инструкции предлагается руководителю организации для утверждения. Руководитель при необходимости вносит свои исправления в документ, после чего подписывает инструкцию в окончательном виде.

Таким образом, разработка и принятие должностной инструкции для менеджера по работе с клиентами требует комплексного подхода и учета специфики работы организации, в которой предполагается использовать навыки указанного специалиста. Ведь от правильной его работы зависит число клиентов компании — а значит, и ее прибыль.

• уборка;
• перемещение грузов;
• подсобные работы и мн. др.

Форма и структура должностной инструкции разнорабочего, образец

Должностная инструкция разнорабочего — это внутренний документ организации, с которым должен быть ознакомлен под подпись каждый сотрудник при приеме на эту должность. Соответственно, форма документа должна быть письменной. Кроме того, документ должен содержать отметки о согласовании текста с необходимыми службами организации, а также отметку об утверждении должностной инструкции руководителем с подписью последнего и датой утверждения.

Структурно должностная инструкция обычно содержит следующие разделы:

1. Общие положения. В этот блок включаются требования, предъявляемые к кандидатам на должность разнорабочего, список документов, с которыми должен быть ознакомлен сотрудник перед принятием на работу, и информация о месте должности разнорабочего в общей структуре организационно-штатного расписания предприятия. Здесь же расписывается порядок принятия соискателя на должность, увольнение работника и замещение его другим сотрудником на время отсутствия.
2. Должностные обязанности и права работника. Этот раздел является ключевым в документе. Сначала здесь в виде списка перечисляются должностные обязанности разнорабочего. Важно при составлении должностной инструкции даже для такой должности, как разнорабочий, изучить, какие трудовые функции предстоит выполнять сотруднику, дабы не забыть отразить нужные обязанности и не нагрузить документ обязанностями лишними. Должностные права работника тесно связаны с его обязанностями и направлены на облегчение выполнения последних. Как правило, для должности разнорабочего к правам относят возможность получать любую информацию, касающуюся его работы, иметь соответствующее требованиям законодательства рабочее место, вносить предложения в отношении выполнения своих должностных обязанностей и т. д.
3. Раздел об ответственности работника за ненадлежащие выполнение им работы. В этом разделе определяется мера ответственности сотрудника, в также то, за что такая ответственность может наступить. Важно: в соответствии с действующим законодательством, ответственность для работника не должна быть строже той, что предусмотрена в Трудовом кодексе.

Заканчивается должностная инструкция для разнорабочего специально отведенным местом для отметок об ознакомлении с инструкцией принятых на работу сотрудников. Подтверждая, что с должностной инструкцией ознакомлен, работник расписывается и проставляет дату ознакомления. Скачать образец должностной инструкции разнорабочего можно на нашем сайте.

Требования к кандидатам на должность и стандартные должностные обязанности разнорабочего

Поскольку должность разнорабочего не требует какой-либо специальной квалификации и подготовки, требования, предъявляемые к кандидатам на эту должность,  не очень высоки. Как правило, для получения работы разнорабочего требуется лишь среднее образование (школа) и возможность выполнять физическую работу. Даже опыта работы в большинстве случаев не требуется.

К стандартным должностным обязанностям разнорабочего обычно относятся:

1. Выполнение подсобных и вспомогательных работ на вверенном участке.
2. Погрузка, разгрузка и выгрузка, а также перемещение различных грузов.
3. Уборка обозначенной территории, цеха, склада и т. д.
4. Мойка пола, тары, изделий, окон, посуды и т. п.

Таким образом, при формировании должностной инструкции разнорабочего в первую очередь нужно определить, на каком участке будет трудиться сотрудник этой специализации. Это позволяет более четко определить трудовые функции, которые он должен выполнять, и в конце концов облегчает не только составление самой инструкции, но и процесс трудовых взаимоотношений впоследствии.

Типовая форма должностной инструкции бухгалтера-кассира содержит в себе такие разделы, как:

1. Общие положения.
2. Должностные обязанности.
3. Права бухгалтера-кассира.
4. Взаимоотношения внутри компании.
5. Ответственность.
6. Условия и режим работы.

Обязанности и права кассира

В процессе работы бухгалтеру-кассиру надлежит соблюдать ряд требований, касающихся в частности:

• режима работы и правил внутреннего распорядка;
• правил делового общения и этикета;
• основных положений и требований в вопросах, связанных с охраной труда;
• правил безопасности при пользовании офисной техникой и т. п.

Необходим кассиру и определенный багаж знаний в области финансов. Например, ему следует владеть полной информацией, касающейся:

• оформления первичной документации при совершении кассовых и банковских операций;
• осуществления приема, хранения и расходования кассовой наличности, бланков строгой отчетности и ценных бумаг в соответствии с предъявляемыми требованиями;
• порядка оформления приходно-расходных ордеров, платежных ведомостей;
• составления кассовой отчетности, в т. ч. ведения кассовой книги;
• соблюдения требований, касающихся лимитов наличных средств в кассе, установленных на предприятии;
• взаимодействия с госорганами (ИФНС, внебюджетными фондами, казначейством);
• бухгалтерских и кассовых компьютерных программ;
• основ эффективности своего труда и др.

Все требования к специальности должны быть сформулированы в инструкции максимально полно и точно.

Что же касается прав бухгалтера-кассира, то они предусматривают:

• принятие участия в обсуждении и решении вопросов, относящихся к его непосредственной трудовой деятельности и возложенным на него должностным обязанностям;
• возможность внесения предложений по мероприятиям, направленным на улучшение условий труда на порученном ему участке;
• самостоятельное принятие решений в рамках своих полномочий;
• право требования от руководства обеспечения необходимыми ресурсами для полноценной работы и т. п.

О взаимоотношениях внутри компании и за ее пределами

Обычно данный раздел также включается в должностную инструкцию бухгалтера-кассира. По служебной иерархии бухгалтер-кассир подчиняется старшему бухгалтеру-кассиру, финансовому директору (если эти должности предусмотрены штатным расписанием), главбуху и гендиректору.

Ориентировочно схема должностного взаимодействия выглядит следующим образом:

• контакты с непосредственным работодателем возникают по рабочим вопросам, в т. ч. в целях предоставления кассовой отчетности, при получении от руководителя определенной документации или в целях ознакомления с таковой;
• от главбуха кассир получает распоряжения, указания, приказы, касающиеся его работы, предоставляет сведений финансовому руководству и другим сотрудникам, имеющим доступ к информации о деятельности, связанной с ведением кассовых операций;
• с работниками бухгалтерии (планового и иных отделов/подразделений) общение ведется по поводу получения от них данных, необходимых в работе, документов на выдачу денежных средств и т. п.

Распоряжения бухгалтеру-кассиру от вышестоящих лиц даются в устной форме лишь при условии, что они не касаются каких-либо изменений в работе системы — иначе должны быть оформлены письменно. При этом в том и в другом случае они обязательны для исполнения.

Взаимодействует бухгалтер-кассир также с банковскими/кредитными учреждениями и ИФНС — например, в целях:

• пополнения запаса наличных денежных средств, имеющихся в кассе компании, в пределах лимита и получения таковых на иные текущие расходы;
• получения банковских выписок о движении средств на счетах, открытых компанией в этих учреждениях;
• представления документов, необходимых для осуществления наличных/безналичных расчетов и платежей;
• сдачи отчетности.

Ответственность бухгалтера-кассира

Так как должность предусматривает распоряжение финансами организации, должностная инструкция бухгалтера-кассира должна содержать и информацию об ответственности этого специалиста в случае неисполнения или недобросовестного исполнения им возложенных на него обязанностей. Все виды нарушений, за которые кассир может быть привлечен к любому из видов ответственности, должны быть отражены в инструкции. Выполнение данного условия очень важно, так как впоследствии дает возможность, например, сторонам доказать свою правоту в случае возникновения между ними спорных ситуаций.

К какому виду ответственности можно привлечь такого специалиста? Таковых несколько:

1. Ответственность дисциплинарного характера наступает в случае нарушения бухгалтером-кассиром правил внутреннего трудового распорядка, действующих на предприятии.
2. Ответственность административная предусмотрена за нарушения, допущенные в отношении сроков, отведенных на представление в ИФНС достоверных документов, касающихся ведения кассовых операций.
3. Материального характера ответственность наступает, если кассовый работник наносит вред материального плана. В этом случае на него по решению соответствующих госорганов могут накладываться штрафные санкции.
4. В некоторых случаях возможно привлечение бухгалтера-кассира и к ответственности уголовной. Таковая наступает в случае совершения сотрудником действий преступного характера — причем не только самостоятельно, но и с участием лиц из числа руководящего состава.

Условия и режим работы

В последнем разделе должностной инструкции говорится о режиме работы бухгалтера-кассира, который должен соответствовать правилам внутреннего распорядка, и возможность/невозможность направления сотрудника в командировки по служебным делам. Также здесь оговаривается, кому из сотрудников бухгалтерии или финансового отдела должны быть переданы обязанности бухгалтера-кассира на период его очередного отпуска либо временного отсутствия по иным причинам.

Ввиду того, что функциональные обязанности кассира напрямую связаны с работой с наличными денежными средствами, такой сотрудник должен осознавать всю меру ответственности, возложенной на него. Именно поэтому важно, чтобы в его должностной инструкции максимально четко были прописаны и компетенция специалиста (предъявляемые к нему квалификационные требования), и круг его обязанностей и прав, и ответственность. Скачать пример должностной инструкции бухгалтера-кассира вы можете на нашем сайте.

Зачастую в компаниях должность со сходными обязанностями называют еще и администратором офиса. Связано это с тем, что работодатель сам решает, как именно назвать должность. Важно при этом правильно составить должностную инструкцию и указать в ней все права и обязанности — тогда у сотрудника не будет вопросов о том, чем он должен заниматься на рабочем месте, а чем не должен. Для того же, чтобы правильно ее составить, нужно прежде разобраться с основными характеристиками данной должности.

Кто может быть принят на должность офис-менеджера

Поскольку должности офис-менеджера нет в Квалификационном справочнике, то и квалификационные требования к ней брать неоткуда. То есть в этом случае полностью все решает работодатель — именно он выставляет требования к кандидатам, которые могут быть закреплены в должностной инструкции.

В связи с этим должностная инструкция офис-менеджера может содержать, например, требование, согласно которому кандидат на должность должен иметь высшее образование. Логично также, что от офис-менеджера обычно требуют знания ПК и иностранного языка. Особенно это важно для компаний, которые сотрудничают с иностранными партнерами. Если работодатель не желает брать на себя обучение сотрудника, то он может выставить и ограничение по стажу работы.

Чем руководствуется в своей работе офис-менеджер и что он должен знать

В должностной инструкции может быть отдельный раздел, определяющий необходимый уровень знаний сотрудника на этой должности и те нормы и стандарты, которыми он должен руководствоваться в своей деятельности. Обычно от офис-менеджера требуют знания локальных нормативных актов и инструкций, основ делопроизводства, систем первичного кадрового учета, правил эксплуатации компьютерной техники, делового этикета и правил ведения телефонных переговоров. В своей деятельности офис-менеджер должен опираться на нормы законодательства, локальные акты предприятия, указы руководства и должностную инструкцию.

Какими правами обладает офис-менеджер

Офис-менеджер наделяется определенным объемом прав. Частью этих прав обладают все сотрудники организации, но есть и специфические права, которые используются сугубо на этой должности. Чтобы сотрудник знал, какими правами он может воспользоваться, они отображаются в должностной инструкции.

Так, офис-менеджер наделен правом требования от других сотрудников доработки определенных документов, например отчетов о командировках. Если офис-менеджер ведет прием клиентов, то он наделяется правом принимать решение о приеме незапланированных посетителей (т. е. без предварительной записи). Но при этом он должен уметь правильно оценивать важность такого визита, а также возможный вред от задержки решения отдельных вопросов, вызванной отказом посетителю во встрече с сотрудником или руководством компании.

Должностные обязанности офис-менеджера

Больше всего внимания при составлении должностной инструкции кадровые работники уделяют разделу, посвященному должностным обязанностям. Ведь для работодателя важно детально расписать, что обязан делать сотрудник в рамках выполнения своих трудовых функций.

К примеру, офис-менеджеру часто вменяют документооборот (как внутренний, так и внешний), прием клиентов, партнеров и других посетителей — не для решения конкретных вопросов, а для дальнейшей их связи с уполномоченными сотрудниками. В небольших компаниях офис-менеджер может быть ответственен за прием телефонных звонков, хотя при большом потоке звонков могут нанять для этого и отдельного сотрудника.

Если офис-менеджер обязан следить за обеспечением сотрудников канцелярией, то это тоже должно указываться в должностной инструкции, чтобы потом не было споров по поводу того, должен ли он этим заниматься. Также отдельно можно прописать обязанность оформления командировочных документов, если эта обязанность не относится к компетенции бухгалтера.

Офис-менеджер может включать в себя и другие обязанности. Главное, так прописать их в должностной инструкции, чтобы не было дублирования обязанностей других сотрудников.

Примерная структура должностной инструкции офис-менеджера

Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что в должностной инструкции офис-менеджера должны быть следующие разделы:

1. Общие положения В этом разделе обычно описываются:
   • название должности (офис-менеджер);
   • непосредственная подчиненность (здесь же указывается, кто отвечает за прием и увольнение сотрудника);
   • категория должности (специалист);
   • квалификационные требования, к которым обычно относят уровень образования, опыт работы, а также описание навыков и знаний, которые хотелось бы видеть у кандидата на должность;
   • наличие подчиненных;
   • порядок замещения;
   • перечень нормативных актов, инструкций и правил, которые должен знать сотрудник и которыми он должен руководствоваться в своей деятельности.
2. Права В этот раздел включаются права, которыми наделяется офис-менеджер. Например, он может:
   • запрашивать информацию у других сотрудников;
   • знакомиться с решениями руководителя;
   • передавать руководителю свои предложения по улучшению рабочего процесса;
   • требовать от руководителя оказывать содействие в выполнении своих должностных обязанностей;
   • самостоятельно решать вопросы приема незапланированных посетителей;
   • требовать от сотрудников представления отчетности в установленной форме.
3. Должностные обязанности Данный раздел определяет перечень обязанностей, которые должен выполнять сотрудник в рамках своей трудовой деятельности. Обычно на офис-менеджера возлагаются:
   • выполнение заданий руководителя в рамках должностной компетенции;
   • организация приема посетителей;
   • ведение учета рабочего времени сотрудников офиса;
   • оформление командировочных документов и прием отчетов о командировке;
   • прием входящей корреспонденции и распределение ее между сотрудниками;
   • организация документооборота между сотрудниками офиса, а также с контрагентами;
   • учет договоров с контрагентами;
   • снабжение офисных работников канцелярскими и другими расходными материалами.
4. Ответственность В этом разделе перечисляются виды ответственности, к которой может быть привлечен офис-менеджер (однако здесь не принято указывать конкретные санкции). Так, офис-менеджер может быть привлечен:
   • к дисциплинарной ответственности — за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих трудовых обязанностей;
   • административной или уголовной ответственности — за совершение соответствующих проступков;
   • материальной ответственности — за нанесенный им ущерб (в пределах, установленных гражданским и трудовым законодательством).

Таким образом, должностная инструкция офис-менеджера отображает все те права и обязанности, которые отводит сотруднику работодатель, т. к. отношении этой должности именно работодатель решает, что должен делать сотрудник. Пока должность офис-менеджера не включена в квалификационный справочник, по ней нет каких-либо рекомендованных квалификационных требований или унифицированных должностных обязанностей. Это означает, что при составлении инструкции можно использовать практически любой из образцов, размещенных в Сети — в том числе и тот, что имеется на нашем сайте.

Есть ли унифицированный образец должностной инструкции менеджера по продажам?

В трудовом законодательстве Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда от 21 августа 1998 года, носит всего лишь рекомендованный характер. Использование квалификационных характеристик должностей из этого справочника для составления инструкций тоже необязательно. Из чего следует, что унифицированных образцов должностных инструкций нет, каждый кадровик разрабатывает их самостоятельно.

Также важно отметить, что в Квалификационном справочнике нет и такой должности, как менеджер по продажам. Наиболее близкой по смыслу должностью, которая там упомянута, является торговый агент — ее квалификационные характеристики можно взять за основу должностной инструкции менеджера по продажам, хотя их все равно придется, скорее всего, подкорректировать.

Еще одной особенностью менеджера по продажам является разнообразный перечень обязанностей, которые вменяются сотрудникам на этой должности на различных предприятиях. Реализуемые товары и услуги могу быть различными, техники продаж для них также используются разные — а значит, и менеджеры пользуются различным объемом прав и обязанностей. Например, менеджер по продажам автомобилей работает в автосалоне, а вот для продажи продуктов питания часто приходиться ездить по розничным сетям, что занимает большую часть рабочего времени.

В связи с этим говорить о единообразии должностной инструкции менеджера отдела продаж не приходится. Лицо, составляющее должностную инструкцию, должно в ней отразить именно те права и обязанности, которые необходимы на конкретном рабочем месте.

Какие моменты стоит учесть при составлении должностной инструкции по образцу 2015 г.?

Если брать за основу должностной инструкции менеджера по продажам один из готовых образцов, которых сейчас немало в Сети, то больше всего внимания нужно уделить разделу должностных обязанностей. Не нужно перегружать должностную инструкцию обязанностями просто так, на всякий случай. Менеджер по продажам имеет определенные задачи — от них и нужно отталкиваться.

Еще одним важным моментом является материальная ответственность менеджера по продажам. Есть компании, где менеджеру выдается товар, который он может использовать для презентаций или даже передавать на реализацию в торговую точку. Взамен менеджер может получать деньги, которые обязан будет сдать в кассу своей компании. Также нелишне знать, что расписывать эти моменты в должностной инструкции подробно вовсе не обязательно, т. к. это может решаться и с помощью дополнительного соглашения с сотрудником о полной материальной ответственности.

Что же касается «свежести» образцов, то каких-либо серьезных изменений в законодательстве, касающихся трудовой функции работника, в 2015 году не было, поэтому за основу должностной инструкции вполне можно брать и более ранние образцы.

Примерная структура должностной инструкции менеджера по продажам

Лицу, перед которым стоит задача составления должностной инструкции менеджера по продажам, можно использовать структуру, характерную для большинства таких документов и предусматривающую следующие разделы:

1. Общие положения В этом разделе обычно описывают следующие особенности должности менеджера по продажам:
   • название должности (менеджер по продажам);
   • непосредственная подчиненность, кто отвечает за прием и увольнение с работы;
   • категория должности (тут стоит отметить, что должность торгового агента относится к техническим исполнителям);
   • квалификационные требования, к которым относятся требования к уровню образования и опыту работы, а также описание навыков и знаний, которые хотелось бы видеть у кандидата на должность;
   • наличие подчиненных (если таковые имеются);
   • порядок замещения.
2. Права Менеджер по продажам имеет некоторую свободу в принятии решений, отнесенных к его компетенции. В некоторых компаниях он может даже самостоятельно обговаривать условия продаж и подписывать договоры с покупателями. При составлении должностной инструкции эти моменты обязательно нужно отразить, чтобы впоследствии у сотрудника не возникало препятствий при выполнении трудовых функций. Чаще всего лицо, находящееся на этой должности, наделяется следующими правами:
   • запрашивать информацию у других сотрудников;
   • знакомиться с решениями руководителя;
   • передавать руководителю свои предложения по улучшению рабочего процесса;
   • требовать от руководителя оказывать содействие в выполнении своих должностных обязанностей;
   • подписывать (визировать) договоры в рамках своей компетенции.
3. Должностные обязанности Руководство, нанимая менеджера по продажам, ставит перед ним определенные задачи. В трудовом договоре детального описания этих задач нет, в должностной же инструкции конкретные обязанности вполне могут быть описаны. Вот примерный список тех должностных обязанностей, к исполнению которых может быть привлечен менеджер по продажам:
   • разработка и внедрение технологий продаж и продвижения товаров;
   • организация презентаций товаров и других предпродажных мероприятий;
   • согласование условий контрактов с контрагентами;
   • контроль за выполнением условий соглашений с контрагентами;
   • изучение рынка товаров;
   • анализ информации о спросе на товар;
   • построение каналов сбыта товаров;
   • поиск потенциальных покупателей;
   • участие в ценообразовании;
   • организация работ по доставке товара;
   • контроль оплаты товара;
   • составление отчетов о продажах;
   • участие в формировании и изменении товарного ассортимента.
4. Ответственность Менеджер по продажам, как и любой другой сотрудник и гражданин, должен придерживаться правил и норм, которые установлены законодательством. За их нарушение он может быть привлечен к следующим видам ответственности:
   • к дисциплинарной — за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих трудовых обязанностей;
   • административной или уголовной — за совершение соответствующих проступков;
   • материальной — за нанесенный им ущерб (в пределах, установленных гражданским и трудовым законодательством).

Если в компании была разработана и утверждена должностная инструкция менеджера по продажам, то любой новый сотрудник, пришедший на это место должен быть с ней ознакомлен. Таким образом до сотрудника доносится информация о его правах и обязанностях, а также о возможной ответственности за допущение им нарушений законодательства.

• в организациях, занимающихся обслуживанием жилых зданий (ТСЖ, ЖЭК и т. д.);
• в крупных коммерческих и некоммерческих организациях, имеющих разветвленную сеть сантехнического оборудования и потому держащих в штате сотрудников, занятых их обслуживанием;
• в строительных организациях (в этом случае сантехники занимаются прокладкой коммуникаций с нуля);
• в компаниях, оказывающих сантехнические услуги по аутсорсингу.

В любом из перечисленных вариантов для соответствующего специалиста должна быть разработана должностная инструкция — документ, в котором указаны полномочия, обязанности и пределы ответственности работника. Также в нем устанавливаются и требования, которые предъявляются к кандидатам на эту должность.

Что содержит должностная инструкция?

Должностная инструкция слесаря-сантехника должна содержать в себе следующие обязательные элементы:

1. Общие положения, в которых описывается, к какой именно категории работников относится сантехник (категория рабочих), а также перечисляются знания, которыми он должен обладать, и нормативы, которыми он должен руководствоваться при работе. Здесь же могут быть указаны требования к образованию и опыту, которым нужно соответствовать кандидату на это рабочее место.
2. Перечень обязанностей сантехника. Основная из них — это обеспечение нормального функционирования сетей водопровода, канализации, отопления и водостока. Также сантехник должен уметь ликвидировать неисправности на устройствах этих сетей, монтировать новые, производить замену элементов трубопроводов и т. п.
3. Описание прав данного работника. Как и любой другой работник, сантехник имеет права, предусмотренные трудовым законодательством. Кроме того, обычно в должностную инструкцию включают право обращаться к руководству по вопросам, относящимся к работе слесаря, вносить предложения по улучшению работы, а также требовать от руководства организации обеспечения нормальных рабочих условий. Точный перечень прав зависит от объема работы и характера объекта, на котором работает слесарь.
4. Указание ответственности, которую работник несет перед своим руководством за нарушение правил работы. Конкретные меры ответственности зависят от нормативных актов, принятых на предприятии, однако нужно учитывать и нормы, установленные трудовым законодательством. К примеру, ущерб, причиненный сантехником, взыскивается в дисциплинарном порядке лишь в размере средней зарплаты за месяц. В этом же разделе можно предусмотреть ответственность за нарушение коммерческой тайны (хотя обычно сантехник к ней не имеет доступа, инструкцию можно унифицировать для всех работников). Прописывать же здесь меры ответственности за нарушение общих нормативных актов (ГК, ТК и т. д.) не нужно, т. к. это не запрещено, но бессмысленно. Проще указать в инструкции: «Работник несет и иные виды ответственности, предусмотренные действующим законодательством».

Примерный образец должностной инструкции сантехника вы можете посмотреть на нашем сайте.

Зачем нужна должностная инструкция?

Как и любой другой документ такого рода, инструкция для сантехника нужна, чтобы четко разграничить область работы и установить ответственность. Разграничение может потребоваться, поскольку слесарь-сантехник по своей работе пересекается с множеством других смежных профессий и не всегда ясно, что требовать конкретно от него, а что — от других работников. Примером такой смежной профессии может служить монтажник трубопроводов.

Кроме того, сантехники могут делиться по сферам деятельности (к примеру, обслуживающие водопровод, работающие с теплоснабжением и т. д.). Вдобавок сами слесари могут иметь разные разряды по ОКПДТР, от которых зависят не только тарифы оплаты их труда, но и возможность быть допущенным к разным категориям работ. Все это тоже необходимо предусмотреть в той части должностной инструкции, где описываются требования к работнику, т. к. иначе почти невозможно будет мотивированно отказать в приеме на работу неподходящему сотруднику.

Кто должен составлять инструкцию?

Правильно подготовленная инструкция по должности — это часть общей кадровой работы на предприятии, которая позволяет избежать пересечения функций разных работников и способствует эффективнее использовать трудовые ресурсы. Однако нормативными актами порядок, в котором она должна разрабатываться, не установлен. В результате на практике встречаются несколько подходов к составлению должностной инструкции.

Обычно разработкой занимаются:

• глава соответствующего отдела;
• кадровая служба;
• юротдел.

Однако какой бы подход ни использовался, есть общее правило, которое не стоит нарушать. Оно состоит в том, что готовую инструкцию должен подписать не только руководитель организации, но и руководитель подразделения, к которому относится рабочий, кадровик и юрист. Такой подход позволяет избежать грубых правовых ошибок при составлении этого локального акта. Кроме того, непосредственный руководитель может в готовой инструкции заметить несоответствие ее текста реальным условиям работы и требованиям к работникам.

• к бухгалтеру;
• бухгалтеру 1 категории;
• бухгалтеру 2 категории.

Во второй части документа перечисляются непосредственные обязанности бухгалтера, причем они должны быть изложены максимально полно. Это требование должно быть соблюдено в обязательном порядке. Во-первых, сотрудник должен досконально знать, какие функциональные обязанности на него возлагаются. Во-вторых, в случае возникновения спорных ситуаций и судебных споров между ним и работодателем это позволит облегчить их разрешение.

В третьей части документа описываются права бухгалтера, его ответственность и условия работы. Завершается документ датой и подписями руководителя и соискателя.

Особенности должностной инструкции главного бухгалтера, где скачать образец инструкции 2015 г.

Если говоритьо должностной инструкции главного бухгалтера, то в основной своей части она немногим отличается от предыдущего варианта. Однако обязанностей и ответственности для данной должности предполагается значительно больше — а это означает, что такой сотрудник должен обладать большим багажом знаний. Так, ему следует отлично разбираться не только в бухгалтерском учете, но и в законодательстве (налоговом, гражданском и трудовом). Должность главбуха на предприятиях (в организациях, учреждениях, компаниях) приравнивается к руководящей. Если на рядового сотрудника бухгалтерии возлагается ответственность лишь за определенный участок работы, то главный бухгалтер отвечает за работу подразделения в целом.

Кроме того, должностная инструкция главбуха в разделе «Ответственность» содержит упоминание о том, что если этим сотрудником не исполняются возложенные на него должностные обязанности или же исполняются ненадлежащим образом, то для него наступает ответственность, предусмотренная российским законодательством, вплоть до уголовной.

В обязанности главбуха обычно входит:

• обеспечение контроля над ведением финансовой деятельности, экономией материальных и трудовых ресурсов;
• проведение операций с ценными бумагами, кредитными и депозитными договорами;
• организация ведения бухучета и отчетности;
• формирование достоверной информации о финансово-хозяйственной деятельности;
• разработка мероприятий, обеспечивающих укрепление финансовой дисциплины, и применение их на практике;
• организация проведения инвентаризаций и ревизий на предприятии и в подразделениях;
• работа с банковскими структурами и многое другое.

Более наглядно ознакомиться с документом вы можете, скачав должностную инструкцию главного бухгалтера образца 2015 г., имеющуюся на нашем сайте.

Заключение

Инструкции для бухгалтеров составляются с учетом специфических особенностей тех функций, выполнение которых предполагает данная должность. Разрабатываются они работниками кадровых служб совместно с юридическими отделами и иными ответственными лицами предприятий/организаций.

Важно при этом помнить, что соискателя бухгалтерской должности (в т. ч. должности главбуха) надлежит еще перед заключением трудового договора ознакомить с обязанностями, которые тому предстоит исполнять. Несоблюдение данного условия может впоследствии доставить немало проблем. Например, значительно сложнее будет привлечь сотрудника к ответственности за невыполнение возложенных обязанностей.