Правильно ставить печать на документах - как это делается

Где ставить оттиск печати?

Для начала стоит разобраться с этим вопросом. Как правило, печать ставят, где имеется выражение «Место печати» (внизу листа) или рядом с инициалами и росписью должностного лица, заверяющего бумагу (по приложению No 11 к п.3.3.2 Приказа Росархива от 23.12.2009 No 76. Правильный оттиск немного ложится на наименование должности заявителя. Он может «захватывать» и другие элементы. Это допускается.

Внимание! Оттиск не должен задевать или «накладываться» на личную подпись!

Если платежный документ либо другая официальная бумага должна заверяться нотариусом, то оттиск печати должен быть четким, достаточно контрастным и, конечно, легко читаемым. Если бланк не заполнен печатью, то возможны серьёзные правонарушения.

Важно! Печать нельзя ставить на чистых листах или незаполненной бумаге!

Рекомендуется оформлять лист так, чтобы и подпись, и печать немного соприкасались. В таком случае, не будет сомнений в подлинности документации.

Нужно ли на фирменном бланке ставить печать?

Во время СССР для изготовления фирменного бланка люди ходили в типографию, делали заказ, пронумеровывали бумагу, зарегистрировали. Сейчас же все проще. Но документ без печати нужно принимать под сомнением. Хоть законодательством и не установлено необходимо или нет расставлять ее на бланке, но доверие вызывает документ с нею.

Ставится ли печать на фирменном бланке? Да! В фирменном бланке (листе бумаги, где в верхней части указаны реквизиты любой компании) обязательно нужно расписаться и поставить печать либо руководителю организации, либо его зама (или другого заменяющего его лица). На простое письмо (ответ, запрос) печать ставиться по усмотрению.

Получается, что в вопросе делопроизводства, финансовых вопросах, награждениях и иных важных документов, всегда должна быть печать и роспись. А вообще, должен быть составлен перечень, где в нем конкретно указано в какой документации надо ее поставить.

Как нужно ставить подпись и какой она должна быть?

Официальная организация или индивидуальное предприятие в целях заверения можно употреблять оттиск:

1. Основной
2. Микроструктурного подразделения
3. Узкоспециальный.

Если смотреть юридически, то все печати с формой равны, а это означает:

1. Посредством их возможно написание наименование фирмы и ее адреса
2. Допускается наличие круглой формы
3. Название типа печати не возражает ее сфере деятельности (отдел кадров ставит только свою печать, а не отдела покупки).

Если отнести документ надо в исполнительный орган, то удостоверять его следует основной печатью. Другие типы печати применяются с разрешения партнеров. Печать для документов имеет ли юридическую силу? Получается, что да.

Большинство крупных предприятий для заверения в подлинности, ставят закругленную, а другие применяют гербовую печать (по ГОСТу Р 51511-2001 с изменениями N 1). Некоторые предпочитают воспользоваться треугольной печатью.

Когда организация имеет право ставить печать, а когда может отказаться

Согласно закону от 06.04.2015 No 82-ФЗ, ООО, АО в России не обязаны применять печать правоотношениях, если это не прописано в отдельных нормах права.

Внимание! Поэтому, если компания или вы отказались использовать печать, вы по закону имеете право не ставить ее ни на одном документе (даже по требованию ФНС).

Другой случай, когда компания согласна ставить оттиск печати. Тогда он ставится там, где обязательно надо. Его нужно поставить по ст. 9 Закона от 06.12.2011 No 402-ФЗ, если ООО самостоятельно:

1. применяет разработанную лично им форму (утвержденную руководством выше)
2. использует форму из унифицированного списка форм
3. воспользуется типовыми формами, установленными органами власти.

Нужна ли печать в договоре? При договоре купли-продажи или другого типа любых услуг печати может не быть, если это не предусмотрено законодательством (по п. 1 ст. 160 ГК РФ).

Форма и размер печати

Нормативные акты не содержат сведений о форме, цвете и размере. Но известно одно – название организации и фактически адрес указываются полностью. Реквизиты можно написать на латинском языке. Самый обычный и распространенный размер оттиска – 38-42 мм. Для проставления штампа часто берут темно-синие или фиолетовые чернила.

Оттиск должен получится ярким, но не с жирным следом печати на документе. Если целостность штампа нарушена, следует заменить. Новый штамп нужен еще в том случае, если название фирмы или ее адрес поменялось. Из четыре видов оттиска можно выбрать понравившийся:

1. С окантовкой. Характеризуется разным видом оформления. Применяется орнамент между внешнем, внутренним слоем, без задевания надписи.
2. Для частных предпринимателей. С названием ИП и реквизитов.
3. Простой. Имя ООО или АО, адрес.
4. С микротекстом. Окантовка проходит в 2 слоя. Мелким шрифтом указывает реестровый номер.

Нужна ли печать на характеристике и на справке 2- НДФЛ?

Отвечая на вопрос о характеристике, можно уверено сказать: «Да»! Сама характеристика должна быть написана и подписана руководителем с места работы или учебы. А вот по поводу справки, с 6 апреля 2015 года согласно ФЗ РФ No 82-ФЗ это требование по печати стало необязательным. Если она стоит, это не будет ошибкой.

Кажется, вы узнали много нового по печати. К примеру, что ставить ее надо на первичных документах(приказов, фирменных бланков), государственном реестре, при предоставлении интересов компании за ее пределы. Помимо было сказано, что можно самостоятельно решать стоит ли соглашаться на печать или лучше отказаться. Уверена, вы сделаете правильный выбор и будете использовать печать в согласии с ФЗ РФ.

Важно! По всем вопросам, если не знаете, что делать и куда обращаться:

Звоните 8-800-777-32-16.

Бесплатная горячая юридическая линия.