Для чего вообще выставлять параметры страницы в ворде по госту?
ГОСТ это стандарт, установленный государством. Это опорная точка, своеобразный эталон того, как должно быть в идеальной ситуации. Соответственно, отталкиваться нужно именно от ГОСТов. Что совершенно не мешает вашей компании использовать какой-то отдельный регламент и правила для оформления документов. За то, что вы не применяете ГОСТы, вас не оштрафует какая-нибудь государственная организация. Есть конечно исключения, но частников это точно не касается.
Соответственно, ГОСТы рекомендуется использовать:
- Бизнесу.
- Госслужбам.
- Отдельным ведомствам и т.п.
За то, что лично вы не используете ГОСТ для оформления документов, никто вас не оштрафует.
Но тут есть одна хитрость. Например при оформлении дипломного проекта, вас уже начинают терроризировать по отступам полей и другим требованиям. И да, в учебном заведении устанавливаются требования по оформлению документов.
Нет четкого регламента о том, кто конкретно должен этим заниматься. Но едва ли адекватный студент станет отказываться от сдачи диплома, из-за того, что преподаватель требует привести все оформление к установленным критериям и требованиям.
О нововведениях и стандартизации
2 года назад в РФ появился ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он устанавливает правила для оформления документов. Основные правила следующие:
- На копии бумаги указывайте местоположение оригинала
- Для резолюции места не установлено (но вы можете поставить ее на отдельном бланке).
- Если документ затрагивает коммерческую тайну, то ставится соответствующая отметка в верхнем правом углу (и так на каждом листе документа).
- В заголовках прописывается еще и краткое содержание документа.
- Выравнивание по центру или по левому краю.
- Само содержание документа выравнивают по ширине.
Для шрифтов тоже есть определение. В контексте редактора Microsoft Word вы можете воспользоваться несколькими шрифтами: Arial, TNR или Verdana.
*под TNR подразумевается популярный Times New Roman.
К печати установлено дополнительное требование. Она не должна затрагивать зону подписи. Кроме того, если документ адресуется конкретному физическому лицу, то наименование получателя нужно указывать в дательном падеже. Если же вы адресуете документ компании, то используется именительный падеж.
Кроме того, инициалы адресата в "шапке" указываются после указания фамилии. С зоной подписи ситуация ровно противоположная, сначала инициалы, а потом уже фамилия.
Разметка страницы по госту
И сразу затронем одну очень больную тему. Дело в том, что стандартные поля в документе в формате а4 у всех разные. И очень часто это вызывает полноценные конфликты:
- В корпоративной среде.
- В учебных заведениях и т.п.
Если вы оформляете документы по ГОСТ-ам, а какой-нибудь вредный проверяющий говорит о том, что вы все делаете не так, и цифры взяты из головы, можете показать ему нашу статью. Итак, к полям установлены жесткие правила:
- Нижнее и верхнее поле в 20 миллиметров.
- Левое тоже в 20.
- Правое в 10.
Кроме того, есть одно исключение из правил. Для документов, которые будут храниться больше чем 10 лет, левое поле должно быть минимум в 30 миллиметров.
Наконец-то решили вопрос и с внутренним оформлением (по содержанию) документов. В частности для обычной "стены" текста нужно устанавливать межстрочные интервалы на показателе 1-1.5. Между двумя словами ставится всего 1 пробел. Между буквами используется стандартный интервал.
Учитывайте и тот факт, что для сокращения масштаба документа, вам нужно устанавливать показатель интервала на 2.
Для группы реквизитов нужно по одному побочному интервалу (между блоками). Если же один блок реквизитов состоит сразу из нескольких строчек, то используется один интервал.
Дополнительная информация
Кстати, теперь стандартизация добралась наконец-таки и для электронных документов. Никто толком не знал, как работать с электронной подписью. Теперь ГОСТ предусматривает эту ситуацию. Впрочем, и здесь не все решили до конца. Например для вида подписи не прописали позиционирования. Кроме того, не раскрыты определения для:
- Удостоверяющего центра (его названия).
- Полномочий.
Поэтому будьте предельно внимательны, если вам придется какой-то документ подписанный через ЭЦП. Что до форматирования, то все предельно просто. Для электронной подписи выделяется то же самое место, где использовалась бы рукописная.
И учтите, вам придется сильно разнести последний блок, чтобы электронная подпись поместилась. Потому что она не должна наезжать на текст, или быть нечитаемой. В самой электронной подписи помимо эмблемы какой-то компании или органа власти, еще ставится соответствующая пометка о том, что это ЭЦП.
После этого размещается хеш сертификата (или если угодно идентификатор).
После этого прописана строчка с инициалами владельца подписи. Ну и последней строкой идет "срок годности" документа, для ситуаций, когда он подлежит последующему уничтожению и т.п.
Важно! По всем вопросам, если не знаете, что делать и куда обращаться:
Звоните 8-800-777-32-63.
Бесплатная горячая юридическая линия.