Зачем нужна архивация документов в офисе
Вы сидите за своим столом, когда вдруг от вашего босса неожиданно приходит электронное письмо. Они запрашивают последнюю версию критического политического документа, в котором она срочно нуждается для встречи. Никакого пота, вы легко найдете его на диске для обмена документами вашей компании. Вы начинаете с поиска вероятных мест, начиная с папки вашего отдела, в которой, как вы думаете, она должна быть - не повезло. Нет проблем, вы просто воспользуетесь окном поиска, чтобы найти документ, введя предсказуемый заголовок. Для вашего поиска существует множество совпадений документов, но вы знаете, что ни один из них не является искомым документом. Наступает паника, и теперь ваш начальник звонит на ваш настольный телефон, так как она опаздывает на встречу.
Мы все были там, настолько интуитивно, как мы думаем, мы организовали «общие» сетевые папки нашей компании, документы теряются, и возникает разочарование. Если вы пренебрегаете архивированием или удалением устаревшей версии документов, изображений, файлов, активов и т. д. или сотрудников, управляющих запутанной схемой именования структуры папок - дело в том, что этот архаичный способ организации документов и активов и управления ими не работает для вашей компании и стоит вам.
К счастью, есть более простой способ. Управление документами - это способ, которым организации могут хранить и отслеживать все свои документы в одном централизованном месте, используя свою интрасеть или другое программное обеспечение для управления цифровыми активами.
Управление документами имеет много преимуществ, которые максимизируют производительность организации и экономию времени. Вот пять причин, по которым вашей организации нужна система управления документами:
- Расширение сотрудничества и коммуникации
Наличие системы управления документами способствует более быстрому и простому сотрудничеству между сотрудниками, особенно в разных географических точках. Имея возможность быстрого доступа к документам и обмена ими через рабочее пространство в Интернете, например, интрасеть, это позволяет пользователям без проблем работать вместе в одном проекте. Благодаря другим функциям совместной работы, включенным в ваше программное обеспечение для внутренней сети, эти документы можно сохранять и распространять среди сотрудников по всей организации.
- Надежный контроль версий документов
Для крупных организаций поддержание обновленных документов и поддержание актуальности информации часто может быть проблемой. Наши клиенты часто сталкивались с этой проблемой, прежде чем перейти на систему управления документами. Имея программное обеспечение для управления документами, легче отслеживать документы и обновлять их. Пользователи могут просто загрузить документ, а затем управлять обновлениями и версиями в Интернете через свою интрасеть. Наша функция управления документами включает в себя функцию автоматического архивирования и очистки для лучшей организации и ведения документов.
- Увеличить экономию времени
Вы когда-нибудь слышали поговорку «время - деньги»? Если мы вернемся к нашему сценарию, приведенному выше, то чтобы найти конкретный документ потребовалось так много времени, что начальник опоздал на ее встречу. Это обходится организации в человеко-часах и потенциально дорогостоящих ошибках без предоставления менеджерам наилучшей доступной информации для принятия правильных решений. Благодаря тому, что все эти документы организованы и хранятся в корпоративной сети вашей компании, вы сможете легко и быстро найти нужную информацию. С помощью нескольких щелчков мыши, документ можно найти и использовать соответствующим образом. Вы можете включить быстрые ссылки на популярные или важные документы на своей домашней странице в интрасети, чтобы сделать поиск еще быстрее.
- Облегчает доступ
Поскольку все больше и больше людей работают из дома или едут на работу, крайне важно, чтобы они имели доступ к конкретным документам или правилам, когда их нет в офисе. Хотя некоторые могут утверждать, что это легко сделать с помощью бумажных документов, все же есть вероятность, что в середине полета вы поймете, что что-то забыли в офисе. Наличие этих документов в сети и доступ из любой точки мира более эффективно и может сэкономить много времени и стресса. С нашим приложением Mobile Intranet мы делаем вашу интрасеть доступной с вашего мобильного устройства, что делает получение определенного документа еще проще, особенно когда вы находитесь в пути.
- Увеличить производительность
Загрузка, редактирование, отслеживание и обмен документами занимает половину времени с системой управления документами . Благодаря этому это позволяет сотрудникам быть более продуктивными и в конечном итоге более эффективными. Время, потраченное на поиск документов в нескольких разных шкафах, теперь можно использовать для выполнения большей работы. Интернет позволяет компании хранить все свои документы и данные в цифровом виде в одном организованном месте. Это можно получить в интрасети с любого компьютера или мобильного устройства с разрешения.
- Держите всех в курсе
После того, как ваши документы были обновлены с использованием нашей функции контроля версий, следующая задача - привлечь ваших сотрудников и ознакомиться с новой политикой. С нашей функцией чтения и согласования вы можете, одним щелчком мыши, выбрать и уведомить всех в вашей организации, чтобы они знали, что им нужно прочитать обновленную политику. Вы даже можете дать им срок. Если они решат проигнорировать начальный запрос, они будут отправлены более автоматически. Это гарантирует, что они не забудут. В любое время вы можете зайти в область поддержки политики, чтобы проверить и узнать, кто подтвердил. Поэтому, когда вы достигаете крайнего срока, если у вас нет 100% завершения, вы точно знаете, где следовать.
Как архивировать документы
Эффективный и прибыльный бизнес зависит от того, насколько хорошо вы управляете вашими документами, и одним из аспектов эффективного управления документами является архивирование. Если вы дезорганизованы из-за того, как вы справляетесь с процессом архивации записей, это может привести к замедлению ежедневных операций, возникновению юридических проблем и недовольству клиентов. Вот главные советы для архивирования ваших бумажных документов.
- Сначала удалите ненужные файлы
Архивирование ваших бумажных документов происходит быстрее и проще, когда вы начинаете с очистки файла. Начните с удаления файлов, которые превысили законные требования к хранению. Служба профессионального разрушения упрощает процесс продувки файла для вас. Мешки с безопасным уничтожением документов сбрасываются на вашем предприятии перед вашим проектом очистки, а затем собираются, когда они заполняются. Весь процесс уничтожения обрабатывается проверенными специалистами, которые следуют строгому протоколу цепочки поставок во время сбора и измельчения. Сертификат уничтожения предоставляется после уничтожения ваших документов.
- Проверьте сроки хранения записей
Архивные документы имеют определенные «сроки годности», поэтому важно ознакомиться с рекомендациями по хранению, чтобы гарантировать, что вы архивируете в течение правильного периода времени. Прежде чем завершить политику хранения записей, обратитесь за советом к эксперту от партнера по управлению записями, который понимает как нюансы вашего бизнес-сектора, так и соответствующие требования соответствия.
- Выделите соответствующее место для хранения
К большинству архивных бумажных документов редко обращаются до их уничтожения, но тем временем они должны храниться в месте, где они должным образом защищены и сохранены. Бумажные записи особенно уязвимы для постоянного ущерба от пожара, наводнения и стихийных бедствий. В результате архивирование должно осуществляться в безопасном удаленном объекте.
Профессиональный центр записей специально разработан для защиты ваших документов от катастроф, которые могут произойти на вашем предприятии. Все файлы хранятся на стеллажах высокой плотности, защищающих их от пыли, мусора и влаги. Кроме того, центр записей оснащен следующими функциями для обеспечения долгосрочной защиты и сохранения документов:
Контроль климата
Системы обнаружения и предотвращения пожаров
Внутренний пожарный надзиратель
- Обеспечить быстрый и точный поиск
Возможно, вам не очень часто нужны ваши архивные записи, но когда вы это делаете, их поиск должен быть быстрым и эффективным. Большинство локальных архивных систем не очень хорошо организованы и требуют копаться в ящиках, чтобы найти важную информацию. Когда ваши архивные записи хранятся вне центра в центре записей, они имеют штрих-код и отслеживаются для быстрого доступа и быстро извлекаются, когда они вам нужны.
- Оцифруйте ваши активные файлы
Архивирование ваших бумажных документов также означает наличие решения для ваших самых активных записей. Оцифровка ваших активных файлов исключает трудоемкий поиск по нескольким комнатам и картотекам для этого важного документа. С помощью профессиональной службы сканирования документов приложение оптического распознавания символов (OCR) используется во время формирования изображений, поэтому ваши оцифрованные файлы можно быстро найти с помощью простого поиска по ключевым словам. Активные документы будут на расстоянии одного клика, а не похоронены в углу вашего офиса.
Возникновение трудностей при архивации
Хотя большинство компаний стремятся сократить объем бумажных документов в своей повседневной работе, таких документов часто невозможно полностью избежать. Со временем объем документов, которые необходимо архивировать по деловым или юридическим причинам, увеличивается настолько, что необходимо создать организованный архив бумажных документов и других материалов .
При архивации документов могут возникнуть некотороые трудности:
- Отсутствие (достаточного) места для архивирования документов
- Нехватка квалифицированных кадров для управления архивом
- Дезорганизованная документация и неадекватные записи документальных материалов и сроков хранения
- Длительные и часто безуспешные поиски физических документов
Сроки архивации документов
В связи с частью 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 данного Федерального закона.
Списки документов со сроками хранения подразумевают систематизированные списки важных бумаг компаний, в которых по порядку представлены сроки хранения архивных документов. Списки могут быть типовыми, которые включают сроки хранения типовой документации, возникающей в результате функционирования всех компаний любой направленности.
Это могут быть сроки хранения приказов начальства, отчеты, планы, бухгалтерские бумаги, информация по личному составу и др. Они относятся к разделу типовых и сроки хранения данных архивных файлов определяются Перечнем типовых управленческих документов, возникающих в результате функционирования государственных органов, органов местного самоуправления и корпораций, с включением сроков хранения, утвержденным Министерством культуры Российской Федерации в 2010 году.
Кроме того, сроки хранения архивных документов описываются ведомственными списками, которые устанавливают сроки по определенным категориям, то есть в зависимости от того, какой тип деятельности она выполняет. Такие списки характеризуются немалым охватом документов.
Советы по архивации документов
Архивирование ваших документов может быть непростым делом, тем более что зачастую бывает трудно установить точную отправную точку. Если вы пренебрегали архивированием документов, то эти документы могут быстро накапливаться. Прежде чем вы это узнаете, работаете ли вы в большой или маленькой организации, вы можете решить гигантскую задачу.
Частые проверки означают, что вы полностью осведомлены о местонахождении ваших записей. Наиболее эффективным способом достижения этого является регистрация всех новых документов перед их помещением в хранилище. Тем не менее, если у вас есть внезапная необходимость индексировать и архивировать резервные копии важных файлов, прочитайте наши 10 главных советов по успешному архивированию ниже.
- Аудит ваших документов
Прежде чем начать упаковывать свои документы, вы должны определить, какие из них нужно сохранить, какие можно отсканировать, а какие нужно выбросить. Вы будете тратить ценное место для хранения, просто помещая все документы в коробку, не задумываясь о том, является ли файл избыточным. Будьте безжалостны и решайте, какие из них вам нужно отбросить, при этом также учитывая минимальные сроки хранения, рекомендованные типом записи .
Вы должны утилизировать документы, которые вам не нужно хранить, сохраняя минимальный углеродный след. Большинство поставщиков качественного хранилища документов предлагают безопасное уничтожение как стандартную услугу, и если они это делают, убедитесь, что цены на безопасное уничтожение являются конкурентоспособными.
- Оцифровка некоторых документов
Вы можете сохранить некоторые документы, но не обязаны по закону. Лучше всего оцифровать их, чтобы они занимали меньше места для хранения, и у вас всегда был доступ по мере необходимости. Если у вас нет высококачественного сканера, то лучше всего обратиться к провайдеру хранения файлов, который может выполнить эту услугу для вас.
В SDM мы предлагаем систему электронного документооборота, благодаря которой ваши документы могут быть отсканированы и сохранены в облаке с защитой паролем и доступны в любом месте вашей компании. Разрешения безопасности являются надежными и препятствуют доступу к конфиденциальным записям, если не дано разрешение.
- Коробки и ваши документы
Прежде всего, вы должны убедиться, что ваши коробки долговечны. Слабые ящики с тяжелыми файлами и документами, очевидно, будут длиться недолго. Вы также должны пометить ваши файлы и коробки. Если вы хотите управлять файлами, вам следует создать базу данных записей, и каждый файл, который входит в каждый блок, должен иметь уникальный номер (предпочтительно в виде штрих-кода). У каждого ящика должен быть свой номер (также штрих-код), и база данных покажет вам, в каком ящике находится конкретный файл. Таким образом, если вам нужно снова найти файл, это простой процесс его поиска.
- Местоположение
Вы должны хранить свои файлы в удобном месте, рядом с офисом, чтобы в случае необходимости вы могли быстро их получить. Начиная как малый бизнес, складское помещение на месте часто подходит для ваших начальных потребностей. Тем не менее, по мере роста вашего бизнеса, ваши записи тоже - и они делают это с накопленной скоростью!
Рассматривать стороннее решение часто целесообразно, если вы думаете, что быстро перерастете пространство на месте, или даже если вы считаете, что первичная недвижимость может использоваться более эффективно. SDM владеет и управляет хранилищами архивов в лондонском мосту и в 2 часах езды от города, поэтому очень просто доставить коробки из любого из наших хранилищ за минимальное время.
- Доступность
Будьте уверены, что где бы вы ни решили хранить свои архивы, они легко доступны. Система маркировки коробок должна облегчать их поиск при хранении на месте. В качестве альтернативы, если вы передаете свои решения для архивации документов на аутсорсинг, убедитесь, что вы можете просматривать сведения о своей записи на онлайн-платформе и запросить быстрый поиск в этой компании.
- Храните похожие документы вместе
Храните все документы, которые связаны в тех же коробках. Это гарантирует, что если вам нужен определенный набор файлов, например учетные записи, вы можете получить быстрый доступ к ним, просмотрев это поле индекса и получив только то, что необходимо.
- Знайте даты хранения
Полезно знать, как долго вы должны хранить свои документы в хранилище, чтобы вы могли установить даты хранения, чтобы уничтожить их, если вы достаточно долго их держали. Это является важной передовой практикой, позволяющей избежать нарушений защиты данных и со временем снизить уровень инфляции в архивах.
- Безопасность - доверяйте, куда вы отправляете свои документы
Вы должны быть в безопасности, зная, что ваши документы хранятся в высокозащищенном хранилище записей, особенно если вы отправляете личные и важные документы стороннему поставщику хранилищ.
- Не аутсорсинг хранения ваших документов?
Если вы решили хранить свои документы внутри, убедитесь, что ваши записи не хранятся на полу, что предотвращает ненужный ущерб в случае наводнения или заражения вредителями.
- Вторичная переработка
Картон является наиболее экономичным видом контейнера, однако он может легко повредить. Чтобы сохранить низкий уровень выбросов углекислого газа, обязательно используйте коробки, которые на 100% пригодны для повторного использования, так что повторная упаковка изделий оказывает минимальное воздействие на окружающую среду.
Важно! По всем вопросам, если не знаете, что делать и куда обращаться:
Звоните 8-800-777-32-63.
Бесплатная горячая юридическая линия.