Кассовая книга это что такое – как заполнять + использовать

Кассовая книга – что это и для чего нужна

Кассовая книга, согласно определению – это фиксированный бухгалтерский документ, в рамках которого отображены операции с наличностью (речь идет о таких операциях, как расход и приход). Подобная книга должна иметься в наличии в любой компании, использующей кассу. При этом исключением не являются даже те компании и ИП, которые ведут свою деятельность с использованием УСН (или упрощенной системе налогов).

Также важно знать и то, что кассовая книга ведется только в единственном экземпляре согласно форме КО-4, утвержденной соответствующим постановлением Госкомстата РФ в 1998 году.

Данный документ крайне важен, ведь именно чаще всего проверяется различными представителями проверяющих инстанций.

Согласно нормам законодательства, в компании, если она работает с наличностью, должна существовать лишь одну такая книга. Однако, если дело касается действительно больших компаний, имеющих обособленные подразделения с отдельным балансом, допускается ведение кассовой книги отдельно для каждого такого подразделения.

При такой ситуации оригинал КК должен быть расположен в обособленном подразделении, а главное учреждение юридического лица должно хранить у себя лишь копии первичной документации к кассовой книге. Вся информация об остатке денег в кассе подразделений в такой ситуации показываются в балансе подразделений, а также учитываются во время составления сводных балансов компании.

Правила оформления кассовой книги

При решении вопросов, касающихся составления кассовой книги, необходимо обратиться к инструкции под номером 157н. Согласно данной инструкции, все учреждения, имеющие кассу, должны в обязательном порядке вести любые операции согласно Порядкам их ведения в РФ. Данный порядок был учрежден директорами ЦБ России в 1993 году, а также Положением Банка №14-П 1998 года.

К обязательным моментам оформления кассовой книги можно отнести несколько моментов:

1. книга должна быть прошнурована;
2. пронумерована;
3. также она должна быть скреплена печатью;
4. каждая запись в книге должна быть заверена подписью руководителя и бухгалтера.

Вести кассовую книгу необходимо в течение каждого календарного года, идя по нарастающей. Как только наступит новый год, компания должна будет завести новую книгу. Обычно кассовая книга в ее стандартном исполнении выглядит как журнал на 50 или же на 100 листов.

Если фирма активно использует наличность, то одной такой книги на 50-100 листов может вообще не хватить. Однако увеличивать количество страниц не выйдет, потому как в таком случае заводится новая книга. При ее оформлении необходимо указать временной промежуток, в течение которого будет вестись записи.

Титульный лист

Отдельно стоит отметить и то, как правильно оформляется первый лист КК. На нем указывается такая информация о компании, как:

1. ОКПО юридического лица;
2. Ф.И.О. руководителя (на тот случай, если кассовую книгу оформляет не юридическое лицо, а индивидуальный предприниматель);
3. год или период, если компания оформила несколько книг за один год;
4. наименование подразделения (если речь идет о большой компании с несколькими отдельными, обособленными подразделениями).

Все эти правила оформления титульного листа являются обязательными к исполнению.

Как вести и заполнять КК

Заполнение КК – это внесение записей в форму. Все те операции, которые проходили в течение одного дня, заносятся на страницу, причем необходимо заполнении отразить как расходные, так и приходные материалы. Под конец дня необходимо подвести итог и свести остаток. По итогам будет составлен отчет от кассира, а наличность будет передана в бухгалтерию.

У каждого листа КК есть две идентичных друг другу части с части, имеющих линию отрыва. Одна из частей – это лист книги, а вторая часть листа – это отчет от кассира. Лист при необходимо можно согнуть вдоль линии отрыва, чтобы после этого заполнять одновременно две части с помощью копировальной бумаги.

После такого заполнения лист можно разрезать, что подшить первую часть, а ко второй части (которая отчет кассира) прикрепить первичные документы.

Графы в книге необходимо оформлять следующим образом:

1. «Остаток на начало дня»: сюда вписывается та сумма, которая на прошлой странице была прописана в графе с остатком на конец дня.
2. «Номер документа»: номера ордеров.
3. «Графа №2»: сюда заносится вся информация из ордеров, а также расходные и приходные суммы. Вносится информация подробно, то есть нужно записывать как рубли, так и копейки.
4. Во время записи корреспондирующих счетов в КК компании нужно указать: 51 (расчетный счет), 62 (покупатели и заказчики), 70 (зарплата), 71 (подотчет).
5. «Перенос»: данная графа суммирует все те операции, которые были указаны в предыдущих строках.
6. Итоги за один рабочий день необходимо выводить как по приходу, так и по расходу, а остаток под конец дня приравнивается к остатку на начало дня с прибавлением прихода и вычитанием расхода.

И, наконец, внизу бухгалтер и кассир должны не только зафиксировать количество ордеров, но и поставить подписи.